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Assistenz (w/m/d) der Geschäftsstelle Gremien

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät sucht für den Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine Assistenz (w/m/d) der Geschäftsstelle Gremien | Bewerbungsfrist: 20.09.2020
Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert: Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau - mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands.

Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät sucht für den Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine

Assistenz (w/m/d) der Geschäftsstelle Gremien
Vollzeitstelle, Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Der Aufgabenbereich der Assistenz umfasst:
 
  • Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Fakultätsvorstandes und –rates. Hierzu gehört insbesondere die
    • selbstständige Vorbereitung der Tagesordnung sowie Erstellung der Einladung für die jeweilige Gremiensitzung
    • Bearbeitung und das finale Layouten der eingehenden Beschlussvorlagen und  der dazugehörigen Anlagen
    • frist- und ordnungsgemäße Ladung der Gremienmitglieder
    • elektronische Bereitstellung der Einladung nebst Beschlussvorlagen und Anlagen über ein Cloud-System
    • Vorbereitung von Sitzungsmappen und Sitzungsräumen (Technik, Sonstiges)
    • unterstützende Begleitung der Sitzungen des Fakultätsrates
    • Überwachung von Rückmeldungen der geladenen Mitglieder/ Stellvertreter*innen und Vornahme von Nachladungen zur Herstellung der Beschlussfähigkeit des Gremiums
    • Vorbereitung von Protokollentwürfen sowie Finalisierung der Sitzungsprotokolle inkl. deren professionelles Layouten
    • Begleitung von elektronischen Umlaufverfahren zur Beschlussfassung und/ oder zur Protokollabstimmung
    • Selbständige Erstellung und elektronischer Versand von Protokollauszügen
  • Planung der Gremienkalender und deren Anpassung auf sich ergebende Änderungen
  • Zentrale Koordinationsstelle und Ansprechpartner*in für Belange der Mitglieder der Gremien und/ oder der geladenen Gäste inkl. eigenständige Führung der Korrespondenz
  • Wiedervorlage- und Fristenüberwachung
  • selbständige laufende Pflege und Aktualisierung von E-Mail-Verteilern
  • Erstellung von laufenden Statistiken
  • projektbezogene Aufgaben
  • Sonderaufgaben auf Weisung des Dekans, der Fakultätsgeschäftsführung oder der Fachbereichsleitung

Sie zeichnen sich aus durch:
 
  • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Management-/ Direktionsassistentin, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte, im mittleren Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
  • einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise im Hochschulbereich
  • Freude an komplexen inhaltlichen und verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbständigem, eigenverantwortlichem, präzisem, gewissenhaftem, strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten mit hoher Eigenmotivation
  • sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (auch in englischer Sprache) und Freude an Textver- und bearbeitung
  • gutes Zeitmanagement und sehr gute organisatorische Fähigkeiten
  • positive Ausstrahlung und sicheres Auftreten
  • ein hohes Maß an Flexibilität und Freude am Arbeiten im Team
  • einen absolut souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Access) sowie dem Internet und allen gängigen modernen Kommunikationsmitteln
  • Erfahrung mit Cloud-Systemen
  • Erfahrung mit Content Management Systemen (CMS)

Dann bieten wir Ihnen:
 
  • eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, serviceorientierten Team
  • einen zentralen Arbeitsplatz in Freiburg in einem modern ausgestatteten Arbeitsumfeld
  • eine adäquate Vergütung
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung in TV-L E8 möglich.

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00001233 bis spätestens 20.09.2020. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:
Medizinische Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Dekanatsverwaltung
Breisacher Str. 153
79110 Freiburg

dekanat@uniklinik-freiburg.de
Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Bettina Abels unter Tel. +49 761 84650 oder E-Mail dekanat@uniklinik-freiburg.de zur Verfügung.
Allgemeine und rechtliche Hinweise:
Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz).
Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Für den Inhalt dieser Anzeige ist die jeweils ausschreibende Einrichtung verantwortlich. Etwaige inhaltliche Fehler begründen keine Ansprüche oder Rechte. Die rechtsgeschäftliche Vertretung im Zusammenhang mit dem Besetzungsverfahren und der Einstellung erfolgt ausschließlich durch das zuständige Personaldezernat.

Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unberechtigte Zugriff Dritter bei der Kommunikation per unverschlüsselter Mail nicht ausgeschlossen werden können.
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